1. Introducción

SoloBusinessAI es operado por SPD Digital Consulting LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Florida con sede en Wildwood, Florida, Estados Unidos ("nosotros" o "nuestro"). SoloBusinessAI es una herramienta de IA para pequeños negocios: crea el sitio web del negocio, coloca una recepcionista de IA en ese sitio y genera contenido de marketing. Puede contactarnos sobre privacidad en privacy@solosolutionsai.com. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos y protegemos la información.

Esta política se aplica a todos los usuarios del Servicio, incluidos los profesionales que crean cuentas ("Profesionales") y sus clientes que envían información a través de conversaciones de recepción ("Clientes").

Si llegó a esta página desde el sitio web de un negocio o desde su recepcionista de IA: ese negocio utiliza SoloBusinessAI para gestionar su sitio web y su recepcionista. El negocio decide qué preguntarle y qué hacer con sus respuestas, y es responsable de informarle cómo utiliza su información y de obtener cualquier consentimiento necesario. Nosotros procesamos lo que usted envía en nombre del negocio, para entregárselo y para operar el Servicio, y lo tratamos como se describe en esta política. Si tiene preguntas sobre cómo el negocio utiliza su información, comuníquese directamente con el negocio. Para pedirnos que eliminemos lo que envió a través del Servicio, escriba a privacy@solosolutionsai.com.

2. Información que Recopilamos

2.1 Información de la Cuenta del Profesional

Cuando un profesional crea una cuenta, recopilamos: nombre completo, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, ciudad y estado de la oficina, número de teléfono, profesión/sector, áreas de servicio o especialidades, y, opcionalmente, el logotipo de la empresa. Los profesionales también pueden configurar: el nombre del asistente de IA, el saludo al cliente, los avisos legales (en inglés y español), las preguntas de recepción y las preferencias de programación.

2.2 Información de Recepción del Cliente

La información enviada por los clientes a través de conversaciones de chat impulsadas por IA incluye: nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono (opcional; los clientes pueden negarse a proporcionarlo), ciudad y estado, inquietud principal o motivo de la consulta, resultado deseado, preferencia de contacto y respuestas a las preguntas de recepción específicas del negocio configuradas por el profesional.

2.3 Transcripciones de Conversaciones

Las transcripciones completas de las conversaciones con la recepcionista de IA de su sitio web se almacenan y se muestran al negocio en su portal. Las transcripciones incluyen todos los mensajes intercambiados entre el cliente y la recepcionista de IA.

2.4 Documentos Cargados

Cuando un cliente carga documentos a solicitud de su profesional, recopilamos los archivos de los documentos, los nombres de los archivos, los tipos de archivo y los tamaños de los archivos. Los documentos pueden incluir registros, correspondencia, identificación u otros materiales relevantes para el asunto del cliente. Proporcionar documentos es completamente voluntario.

2.5 Datos de Uso y Técnicos

Recopilamos información técnica estándar que incluye: dirección IP, tipo de navegador, tipo de dispositivo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, URL de referencia y datos analíticos similares a través de Google Analytics 4, que solo se activa si usted acepta las cookies de analítica. Estos datos se utilizan para mejorar el Servicio y no están vinculados a los registros individuales de recepción de clientes.

3. Información Sensible que Intentamos Excluir

La recepcionista de IA revisa cada mensaje en busca de los siguientes tipos de información sensible e intenta excluirlos de lo que almacenamos:

Números de Seguro Social: se eliminan cuando se reconocen
Números de tarjetas de crédito y débito: se eliminan cuando se reconocen
Números de cuenta bancaria y de ruta: se eliminan cuando se reconocen
Números de pasaporte, licencia de conducir y otros documentos de identidad oficiales: se eliminan cuando se reconocen

Cuando la recepcionista reconoce uno de estos datos, excluye el mensaje de la transcripción almacenada y le pide al cliente que continúe sin él. La detección es automática pero se basa en patrones, por lo que no detectará todos los formatos ni todas las formas de escribirlos, y no se aplica a los documentos que cargue un cliente. Los negocios no deben pedir esta información a sus clientes a través del Servicio.

4. Cómo Usamos Su Información

Usamos la información recopilada para:

Proporcionar, operar y mantener el Servicio
Procesar los envíos de recepción de clientes y entregarlos al profesional correspondiente
Generar resúmenes de recepción, notas de contexto e informes de inteligencia impulsados por IA
Analizar los documentos cargados mediante IA para producir resúmenes estructurados para el profesional
Enviar notificaciones por correo electrónico sobre nuevos envíos de recepción a los profesionales y correos electrónicos de confirmación a los clientes
Crear el sitio web del profesional y generar, a su solicitud, contenido de marketing con IA (publicaciones para redes sociales, imágenes publicitarias, artículos de blog), informes de inteligencia y respuestas del equipo de IA
Sincronizar los datos de recepción con servicios de terceros (HubSpot, Zapier, webhooks) cuando lo configure el profesional
Proporcionar funcionalidad de programación de citas a través de la integración con Calendly
Supervisar el estado y el rendimiento de la plataforma mediante análisis internos
Mejorar y personalizar el Servicio
Responder a las solicitudes de soporte

5. Integraciones de Terceros y Compartición de Datos

Utilizamos los proveedores de servicios que se indican a continuación para operar el Servicio, y compartimos datos con integraciones únicamente cuando el profesional las configura de forma explícita. No vendemos, alquilamos ni compartimos los datos de los clientes con terceros para sus propios fines de marketing.

5.1 HubSpot CRM

Cuando un profesional conecta su cuenta de HubSpot mediante OAuth, los datos de recepción completados (nombre del cliente, correo electrónico, teléfono, ubicación, inquietud principal, resultado deseado, preferencia de contacto y resumen de contexto de IA) se envían automáticamente a HubSpot para crear o actualizar un registro de contacto. Los datos fluyen en una sola dirección: de SoloBusinessAI a HubSpot. La cuenta de HubSpot del profesional se rige por la propia política de privacidad y los términos de HubSpot.

5.2 Webhooks (Zapier, Make, Endpoints Personalizados)

Los profesionales pueden configurar URL de webhook que reciben los datos de recepción cuando un cliente completa una recepción. La carga útil de datos incluye: nombre del cliente, correo electrónico, teléfono, ubicación, inquietud principal, resultado deseado, preferencia de contacto, origen de la recepción y sector. Las cargas útiles de los webhooks se firman con HMAC-SHA256 cuando se configura un secreto de firma. El profesional es el único responsable de las prácticas de seguridad y privacidad de sus endpoints de webhook y servicios conectados.

5.3 Calendly

Cuando un profesional conecta Calendly, almacenamos tokens de OAuth para facilitar los correos electrónicos de invitación a citas. No accedemos ni almacenamos los datos de las citas de Calendly más allá de la URL de programación y el tipo de evento.

5.4 Servicios de Procesamiento de IA

Utilizamos Anthropic (Claude Sonnet 4.6 y Claude Haiku 4.5) para la recepcionista de IA, los resúmenes de contexto, los informes de inteligencia, el análisis de documentos, la redacción del sitio web y del blog, el equipo de IA y la asistencia de soporte. Utilizamos OpenAI (gpt-image-2 para imágenes, y gpt-4o-mini y gpt-4o para algunas tareas de redacción y para analizar las imágenes de inspiración que usted cargue) para el contenido de marketing y las imágenes generadas por IA. Ninguno de los dos proveedores utiliza sus datos para entrenar sus modelos. Los proveedores pueden conservar los datos brevemente para la supervisión de abusos, conforme a sus términos estándar de API, y no se utilizan para ningún otro fin. Podemos pasar a modelos más recientes de los mismos proveedores a medida que se publiquen.

5.5 Servicios de Correo Electrónico

Los correos electrónicos transaccionales (avisos de nuevos clientes, confirmaciones a clientes, solicitudes de documentos, avisos de facturación) se envían a través de Resend, que conserva registros de entrega y el contenido de los mensajes durante un período limitado según su propia política de retención.

5.6 Análisis

Utilizamos Google Analytics 4 en nuestro sitio web de marketing y en la aplicación para entender cómo se utilizan. Solo se activa si usted acepta las cookies de analítica en el aviso de cookies; hasta entonces, el almacenamiento de analítica permanece desactivado. Los datos analíticos son seudónimos (usan un identificador aleatorio, no su nombre) y no están vinculados a los registros individuales de recepción de clientes. No utilizamos cookies publicitarias, y los sitios web de negocios que alojamos no cargan cookies de analítica ni publicitarias. No respondemos a las señales de No Rastrear (Do Not Track) del navegador; la analítica solo funciona si usted acepta las cookies de analítica.

5.8 Procesamiento de pagos

La facturación de suscripciones se procesa a través de Stripe. No almacenamos números de tarjeta, datos bancarios ni otros datos de instrumentos de pago en nuestros servidores. Stripe gestiona todos los datos de pago conforme a PCI DSS Nivel 1. Solo almacenamos el ID de cliente de Stripe, el estado de la suscripción, el nivel del plan y las fechas del período de facturación. Consulte las prácticas de privacidad de Stripe en stripe.com/privacy.

5.9 Publicación en redes sociales

El Servicio redacta publicaciones para redes sociales para que usted las copie y las publique; no se conecta a sus cuentas de redes sociales ni publica desde ellas. Publicamos en las páginas propias de SoloBusinessAI en Facebook e Instagram para nuestro propio marketing. No se utilizan datos de clientes en esas publicaciones.

5.10 Widget integrable y sitios web generados por IA

Los profesionales pueden integrar un widget de chat en su propio sitio web y pueden generar un sitio web de negocio alojado por nosotros en un subdominio de solobusinessai.com o en un dominio propio conectado. El widget carga un iframe desde app.solosolutionsai.com y solo recopila lo que el cliente proporciona durante la conversación de admisión. No utiliza cookies de seguimiento, huellas digitales ni seguimiento entre sitios en el sitio web del profesional. Los sitios generados muestran públicamente solo la información del negocio que el profesional proporciona; no se muestra públicamente ningún dato de admisión de clientes.

5.11 Infraestructura y monitorización

La plataforma funciona sobre Supabase (base de datos, autenticación, almacenamiento y funciones sin servidor, alojado en AWS en Estados Unidos) y Vercel (alojamiento y entrega web). Utilizamos Upstash para limitar la frecuencia de solicitudes, lo que implica procesar metadatos de las solicitudes, como direcciones IP. Utilizamos Sentry para supervisar errores en la aplicación: cuando se produce un error, Sentry recibe información de diagnóstico que incluye la dirección IP y datos del navegador y del dispositivo, y una repetición de la sesión del navegador en la que se produjo el error. Las repeticiones ocultan el texto y los campos de formulario de forma predeterminada. Estos proveedores procesan datos en nuestro nombre como prestadores de servicios.

5.12 Búsqueda y lectura de sitios web

Para redactar los informes de inteligencia enviamos a Brave Search consultas creadas a partir del perfil de su negocio y de sus temas de investigación (como su oficio y su ubicación). Cuando nos indica la dirección de un sitio web existente al registrarse, utilizamos Jina AI Reader para obtener el texto público de esa página y que la IA pueda conocer su negocio. Ninguno de los dos recibe información de sus clientes.

6. Seguridad de los Datos

Implementamos sólidas medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger su información:

Todos los datos se cifran en tránsito mediante TLS 1.2+ y en reposo mediante cifrado AES-256
El acceso a la base de datos se rige por políticas de Seguridad a Nivel de Fila (RLS), por lo que los profesionales solo pueden acceder a sus propios datos
El almacenamiento de documentos de clientes utiliza buckets privados y cifrados con políticas de acceso controlado
No leemos las conversaciones ni los documentos de sus clientes en el funcionamiento normal del Servicio; el procesamiento es automático. Nuestro personal solo puede acceder a registros concretos cuando usted nos lo pide para recibir soporte, cuando es necesario para mantener la seguridad del Servicio o corregir un fallo, o cuando la ley lo exige.
Se aplica una limitación de la frecuencia de las solicitudes a la API para evitar abusos
Se aplica gestión de solicitudes de origen cruzado a los endpoints de la plataforma; los endpoints públicos e integrables aceptan solicitudes de cualquier origen por diseño, ya que están pensados para funcionar en los sitios web de nuestros clientes
Los tokens de integración (HubSpot, Calendly) se almacenan en nuestra base de datos y están protegidos por cifrado en reposo y controles estrictos de acceso a nivel de fila

7. Retención de Datos

Cuentas de profesionales: La información de la cuenta se conserva mientras su cuenta esté activa. Puede solicitar la eliminación de la cuenta en cualquier momento.

Registros de admisión de clientes: Los envíos de admisión, las transcripciones de conversaciones y los resúmenes generados por IA se conservan mientras la cuenta del profesional esté activa. Los profesionales pueden archivar los registros de admisión en su portal. Para que los registros se eliminen de forma permanente, escriba a privacy@solosolutionsai.com.

Documentos cargados: Los documentos cargados por los clientes y sus resúmenes generados por IA se conservan mientras la cuenta del profesional esté activa. El Servicio está diseñado como un servicio de paso y no como un repositorio permanente de documentos, por lo que usted es responsable de descargar y conservar sus propias copias de lo que necesite. Para que los documentos se eliminen de forma permanente, escriba a privacy@solosolutionsai.com.

Imágenes publicitarias guardadas: Las imágenes publicitarias que guarda en el Kit de Marketing se eliminan automáticamente 14 días después de guardarlas, así que descargue las que quiera conservar.

Mensajes al equipo de IA y registros del sistema: Los mensajes que envía a su equipo de IA se almacenan para que el equipo pueda recordar su negocio. Periódicamente los resumimos en notas que el equipo conserva mientras su cuenta esté activa, y procuramos eliminar los mensajes originales unos 90 días después de haberlos resumido. La mayoría de los registros operativos de la actividad de la IA y de los eventos del sistema se eliminan automáticamente después de 30 a 60 días.

Datos de integración: Los tokens de OAuth de los servicios conectados (HubSpot, Calendly) se conservan hasta que el profesional desconecte la integración. Los datos que se han sincronizado con servicios de terceros se rigen por las políticas de retención de dichos servicios.

Derecho de supresión: Los clientes y profesionales pueden solicitar la eliminación de sus datos, incluidos los registros de admisión y los documentos cargados, en cualquier momento escribiendo a privacy@solosolutionsai.com. Tras recibir una solicitud válida, eliminaremos los datos correspondientes de nuestros sistemas en un plazo de 30 días. Nota: los datos ya sincronizados con servicios de terceros (HubSpot, webhooks) debe eliminarlos el profesional directamente en esos servicios.

8. Consideraciones Específicas por Profesión

Prestamos servicio a profesionales de múltiples industrias reguladas y no reguladas. Se aplican las siguientes consideraciones:

8.1 Profesionales del Derecho

SoloBusinessAI es únicamente una herramienta de software. El uso del Servicio no crea una relación abogado-cliente. Los abogados son responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con las reglas de conducta profesional, las normas de ética y los requisitos de confidencialidad del cliente aplicables en su jurisdicción. Los requisitos de retención de datos varían según el colegio de abogados de cada estado, por lo que los abogados deben descargar y conservar los registros de recepción de acuerdo con los requisitos de su jurisdicción.

8.2 Profesionales de la Salud Mental

El Servicio está diseñado para la incorporación inicial de clientes y la captación de oportunidades, no para la documentación clínica, la planificación de tratamientos ni las notas de sesión. La conversación de recepción por IA no constituye una sesión terapéutica. Los terapeutas y consejeros son responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con los requisitos de la junta de licencias aplicable y las obligaciones de confidencialidad del cliente. El Servicio no está destinado a cumplir con la HIPAA y no debe utilizarse para recopilar información de salud protegida (PHI) según la definición de la HIPAA. No firmamos Acuerdos de Socio Comercial (BAA).

8.3 Trabajadores Sociales

Los trabajadores sociales que utilicen el Servicio deben garantizar el cumplimiento del Código de Ética de la NASW en lo relativo a la confidencialidad del cliente y el consentimiento informado. El Servicio admite la recepción inicial y la captación de consultas; no es un sistema de gestión de casos.

8.4 Profesionales de la Salud

El Servicio captura la información inicial del cliente con fines de incorporación. No es un sistema de registros médicos electrónicos (EHR) y no debe utilizarse para almacenar registros médicos, diagnósticos o planes de tratamiento. Los informes de inteligencia generados por IA son herramientas informativas y no constituyen asesoramiento médico.

8.5 Profesionales de las Finanzas

Los contadores y los profesionales de seguros son responsables de cumplir con las normas de privacidad financiera que les correspondan. Nuestra detección automática está diseñada para excluir de las conversaciones con la recepcionista los números de cuentas financieras, los números de Seguro Social e identificadores similares, pero no es perfecta, por lo que no debe solicitarlos a través del Servicio.

8.6 Todas las Profesiones

Independientemente de la profesión, todos los profesionales que utilizan SoloBusinessAI son los únicos responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con las leyes, regulaciones, estándares profesionales y códigos éticos aplicables en su jurisdicción. SoloBusinessAI proporciona una plataforma tecnológica; no brinda asesoramiento legal, médico, financiero ni profesional de ningún tipo.

9. Sus Derechos

Según su ubicación, usted puede tener los siguientes derechos:

Acceso: Solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre usted
Corrección: Solicitar la corrección de información inexacta
Eliminación: Solicitar la eliminación de su información personal
Portabilidad: Solicitar sus datos en un formato estructurado y legible por máquina
Oposición: Oponerse al procesamiento de su información para determinados fines
Restricción: Solicitar que limitemos la forma en que usamos su información
Retiro del consentimiento: Retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el procesamiento se base en el consentimiento

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en privacy@solosolutionsai.com. Responderemos dentro de un plazo de 30 días.

10. Leyes de Privacidad de los Estados de EE. UU.

Cumplimos con las leyes de privacidad estatales de EE. UU. aplicables, incluyendo:

California (CCPA/CPRA): Los residentes de California tienen derecho a saber qué información personal se recopila, a solicitar su eliminación y a optar por no participar en la venta de información personal. No vendemos información personal.
Virginia (VCDPA), Colorado (CPA), Connecticut (CTDPA): Los residentes de estos estados tienen derechos similares de acceso, corrección, eliminación y portabilidad de su información personal.

No vendemos, compartimos para publicidad conductual de contexto cruzado, ni usamos información personal para la elaboración de perfiles con el fin de tomar decisiones que produzcan efectos legales o de importancia similar.

11. Usuarios Internacionales y Transferencias de Datos

Todos los datos se almacenan y procesan actualmente en los Estados Unidos (región AWS US-East-1 a través de Supabase). SPD Digital Consulting LLC, operador del Servicio, tiene su sede en Wildwood, Florida, Estados Unidos.

11.1 Reino Unido

Para los usuarios del Reino Unido, los datos personales se transfieren y se procesan en los Estados Unidos. Actualmente no nos basamos en una decisión de adecuación ni en un marco de certificación para estas transferencias. Procesamos los datos personales sobre la base de: (a) necesidad contractual, para prestar el Servicio que usted ha solicitado; (b) intereses legítimos, para operar, mantener y mejorar nuestra plataforma; o (c) su consentimiento explícito.

Sus derechos en virtud del RGPD del Reino Unido incluyen: acceso, rectificación, supresión, restricción del procesamiento, portabilidad de datos, oposición al procesamiento y el derecho a presentar una reclamación ante la Oficina del Comisionado de Información (ICO) en ico.org.uk.

11.2 Espacio Económico Europeo

Para los usuarios del EEE, los datos personales se transfieren y se procesan en los Estados Unidos sobre la misma base descrita en la Sección 11.1. Actualmente no nos basamos en una decisión de adecuación ni en un marco de certificación para estas transferencias. Usted tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos. Se aplican las mismas bases legales y derechos descritos en la Sección 11.1.

11.3 Residencia de los Datos

Actualmente todos los datos se almacenan en los Estados Unidos. Estamos evaluando opciones de residencia regional de datos (incluido el almacenamiento en el Reino Unido) para su disponibilidad futura. Si tiene requisitos específicos de residencia de datos, contáctenos en privacy@solosolutionsai.com.

Al utilizar el Servicio, usted reconoce y consiente la transferencia y el procesamiento de su información en los Estados Unidos de acuerdo con esta Política de Privacidad.

12. Privacidad de los Menores

El Servicio no está destinado a personas menores de 18 años, y los negocios no deben usar la recepcionista de IA ni ninguna otra función para recopilar información de menores de 13 años. No recopilamos a sabiendas información personal de menores. Si cree que hemos recopilado inadvertidamente información de un menor, contáctenos de inmediato en privacy@solosolutionsai.com.

13. Cambios a Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Notificaremos a los profesionales registrados sobre cambios importantes por correo electrónico y publicando la política actualizada en esta página con una fecha de "Última actualización" revisada. El uso continuado del Servicio después de los cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

14. Contáctenos

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, desea ejercer sus derechos o tiene inquietudes sobre nuestras prácticas de datos, contáctenos en:

Correo electrónico: privacy@solosolutionsai.com

SPD Digital Consulting LLC Wildwood, Florida, Estados Unidos