Política de Privacidad

1. Introducción

SoloSolutionsAI («nosotros», «nuestro» o «nos») opera una plataforma multisectorial de automatización de recepción de clientes que presta servicio a profesionales independientes y pequeñas empresas en múltiples profesiones e industrias. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos la información cuando usted utiliza nuestra plataforma en app.solosolutionsai.com y los servicios asociados (en conjunto, el «Servicio»).

Esta política se aplica a todos los usuarios del Servicio, incluidos los profesionales que crean cuentas ("Profesionales") y sus clientes que envían información a través de conversaciones de recepción ("Clientes").

2. Información que Recopilamos

2.1 Información de la Cuenta del Profesional

Cuando un profesional crea una cuenta, recopilamos: nombre completo, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, ciudad y estado de la oficina, número de teléfono, profesión/sector, áreas de servicio o especialidades, y, opcionalmente, el logotipo de la empresa. Los profesionales también pueden configurar: el nombre del asistente de IA, el saludo al cliente, los avisos legales (en inglés y español), las preguntas de recepción y las preferencias de programación.

2.2 Información de Recepción del Cliente

La información enviada por los clientes a través de conversaciones de chat impulsadas por IA o de recepción telefónica incluye: nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono (opcional — los clientes pueden negarse a proporcionarlo), ciudad y estado, inquietud principal o motivo de la consulta, resultado deseado, preferencia de contacto y respuestas a las preguntas de recepción específicas del negocio configuradas por el profesional.

2.3 Transcripciones de Conversaciones

Las transcripciones completas de las conversaciones de recepción (tanto de chat como telefónicas) se almacenan y se ponen a disposición del profesional a través de su portal de administración. Las transcripciones incluyen todos los mensajes intercambiados entre el cliente y el asistente de IA durante la sesión de recepción.

2.4 Documentos Cargados

Cuando un cliente carga documentos a solicitud de su profesional, recopilamos los archivos de los documentos, los nombres de los archivos, los tipos de archivo y los tamaños de los archivos. Los documentos pueden incluir registros, correspondencia, identificación u otros materiales relevantes para el asunto del cliente. Proporcionar documentos es completamente voluntario.

2.5 Datos de Uso y Técnicos

Recopilamos información técnica estándar que incluye: dirección IP, tipo de navegador, tipo de dispositivo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, URL de referencia y datos analíticos similares a través de Google Analytics 4. Estos datos se utilizan para mejorar el Servicio y no están vinculados a los registros individuales de recepción de clientes.

3. Información que Nos Negamos a Recopilar

SoloSolutionsAI emplea una aplicación activa de límites de datos. Nuestro sistema está diseñado arquitectónicamente para detectar y bloquear las siguientes categorías de información sensible en tiempo real durante las conversaciones de recepción:

• Números de Seguro Social (SSN) — detectados y redactados automáticamente
• Números de tarjetas de crédito — detectados y redactados automáticamente
• Números de cuenta bancaria y de ruta — detectados y redactados automáticamente
• Números de identificación emitidos por el gobierno — detectados y bloqueados

Si un cliente proporciona voluntariamente cualquiera de esta información durante una conversación de recepción, el sistema detecta el patrón, redacta los datos de la transcripción, no los almacena y redirige la conversación de manera fluida. Esta protección opera a nivel de infraestructura, no a nivel de política — lo que significa que el sistema es estructuralmente incapaz de retener estos datos, independientemente de lo que ingrese el usuario.

4. Cómo Usamos Su Información

Usamos la información recopilada para:

• Proporcionar, operar y mantener el Servicio
• Procesar los envíos de recepción de clientes y entregarlos al profesional correspondiente
• Generar resúmenes de recepción, notas de contexto e informes de inteligencia impulsados por IA
• Analizar los documentos cargados mediante IA para producir resúmenes estructurados para el profesional
• Enviar notificaciones por correo electrónico sobre nuevos envíos de recepción a los profesionales y correos electrónicos de confirmación a los clientes
• Generar contenido de marketing impulsado por IA (entradas de blog, textos para redes sociales) a solicitud del profesional
• Sincronizar los datos de recepción con servicios de terceros (HubSpot, Zapier, webhooks) cuando lo configure el profesional
• Proporcionar funcionalidad de programación de citas a través de la integración con Calendly
• Supervisar el estado y el rendimiento de la plataforma mediante análisis internos
• Mejorar y personalizar el Servicio
• Responder a las solicitudes de soporte

5. Integraciones de Terceros y Compartición de Datos

SoloSolutionsAI se integra con servicios de terceros. Los datos se comparten con estos servicios únicamente cuando el profesional lo configura de forma explícita. No vendemos, alquilamos ni compartimos los datos de los clientes con terceros para sus propios fines de marketing.

5.1 HubSpot CRM

Cuando un profesional conecta su cuenta de HubSpot mediante OAuth, los datos de recepción completados (nombre del cliente, correo electrónico, teléfono, ubicación, inquietud principal, resultado deseado, preferencia de contacto y resumen de contexto de IA) se envían automáticamente a HubSpot para crear o actualizar un registro de contacto. Los datos fluyen en una sola dirección: de SoloSolutionsAI a HubSpot. La cuenta de HubSpot del profesional se rige por la propia política de privacidad y los términos de HubSpot.

5.2 Webhooks (Zapier, Make, Endpoints Personalizados)

Los profesionales pueden configurar URL de webhook que reciben los datos de recepción cuando un cliente completa una recepción. La carga útil de datos incluye: nombre del cliente, correo electrónico, teléfono, ubicación, inquietud principal, resultado deseado, preferencia de contacto, origen de la recepción y sector. Las cargas útiles de los webhooks se firman con HMAC-SHA256 cuando se configura un secreto de firma. El profesional es el único responsable de las prácticas de seguridad y privacidad de sus endpoints de webhook y servicios conectados.

5.3 Calendly

Cuando un profesional conecta Calendly, almacenamos tokens de OAuth para facilitar los correos electrónicos de invitación a citas. No accedemos ni almacenamos los datos de las citas de Calendly más allá de la URL de programación y el tipo de evento.

5.4 Servicios de Procesamiento de IA

Utilizamos Anthropic (Claude) para las conversaciones de recepción impulsadas por IA, los resúmenes de contexto, los informes de inteligencia, el análisis de documentos y la generación de entradas de blog. Nuestro proveedor de IA no retiene, almacena ni utiliza sus datos para entrenar modelos de IA. Los datos se procesan en tiempo real y el proveedor los descarta después de generar la respuesta.

5.5 Servicios de Correo Electrónico

Los correos electrónicos transaccionales (notificaciones de recepción, confirmaciones a clientes, solicitudes de documentos) se envían a través de Resend. El contenido de los correos electrónicos se transmite de forma segura y el proveedor de correo electrónico no lo almacena más allá de la entrega.

5.6 Análisis

Utilizamos Google Analytics 4 para recopilar datos de uso anonimizados en nuestros sitios web de marketing y en la plataforma. Los datos analíticos no están vinculados a los registros individuales de recepción de clientes.

6. Seguridad de los Datos

Implementamos sólidas medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger su información:

• Todos los datos se cifran en tránsito mediante TLS 1.2+ y en reposo mediante cifrado AES-256
• El acceso a la base de datos se rige por políticas de Seguridad a Nivel de Fila (RLS) — los profesionales solo pueden acceder a sus propios datos
• El almacenamiento de documentos de clientes utiliza buckets privados y cifrados con políticas de acceso controlado
• Ningún empleado, contratista o representante de SoloSolutionsAI visualiza, lee ni revisa los datos de recepción de clientes ni los documentos cargados — todo el procesamiento está totalmente automatizado
• Se aplica una limitación de la frecuencia de las solicitudes a la API para evitar abusos
• Las políticas de CORS restringen el acceso únicamente a los dominios autorizados
• Los tokens de integración (HubSpot, Calendly) se cifran y se almacenan de forma segura

7. Retención de Datos

Cuentas de profesionales: La información de la cuenta se conserva mientras su cuenta esté activa. Puede solicitar la eliminación de la cuenta en cualquier momento.

Registros de recepción de clientes: Los envíos de recepción, las transcripciones de las conversaciones y los resúmenes generados por IA se conservan a menos que el profesional o el cliente soliciten su eliminación. Los profesionales pueden gestionar y eliminar los registros de recepción desde su portal de administración.

Documentos cargados: Los documentos cargados por los clientes y sus resúmenes generados por IA se eliminan automáticamente de nuestros sistemas 30 días después de la carga. SoloSolutionsAI está diseñado como un servicio de paso, no como un repositorio permanente de documentos. Los profesionales son responsables de descargar y conservar cualquier documento que necesiten dentro de este plazo.

Datos de integración: Los tokens de OAuth de los servicios conectados (HubSpot, Calendly) se conservan hasta que el profesional desconecte la integración. Los datos que se han sincronizado con servicios de terceros se rigen por las políticas de retención de dichos servicios.

Derecho a la eliminación: Los clientes pueden solicitar la eliminación inmediata de sus datos, incluidos los registros de recepción y los documentos cargados, en cualquier momento escribiendo a privacy@solosolutionsai.com. Tras recibir una solicitud válida, eliminaremos los datos correspondientes de nuestros sistemas. Nota: los datos ya sincronizados con servicios de terceros (HubSpot, webhooks) deben ser eliminados por el profesional directamente desde esos servicios.

8. Consideraciones Específicas por Profesión

SoloSolutionsAI presta servicio a profesionales de múltiples industrias reguladas y no reguladas. Se aplican las siguientes consideraciones:

8.1 Profesionales del Derecho

SoloSolutionsAI es únicamente una herramienta de software. El uso del Servicio no crea una relación abogado-cliente. Los abogados son responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con las reglas de conducta profesional, las normas de ética y los requisitos de confidencialidad del cliente aplicables en su jurisdicción. Los requisitos de retención de datos varían según el colegio de abogados de cada estado — los abogados deben descargar y conservar los registros de recepción de acuerdo con los requisitos de su jurisdicción.

8.2 Profesionales de la Salud Mental

El Servicio está diseñado para la incorporación inicial de clientes y la captación de oportunidades — no para la documentación clínica, la planificación de tratamientos ni las notas de sesión. La conversación de recepción por IA no constituye una sesión terapéutica. Los terapeutas y consejeros son responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con los requisitos de la junta de licencias aplicable y las obligaciones de confidencialidad del cliente. El Servicio no está destinado a cumplir con la HIPAA y no debe utilizarse para recopilar información de salud protegida (PHI) según la definición de la HIPAA.

8.3 Trabajadores Sociales

Los trabajadores sociales que utilicen el Servicio deben garantizar el cumplimiento del Código de Ética de la NASW en lo relativo a la confidencialidad del cliente y el consentimiento informado. El Servicio admite la recepción inicial y la captación de consultas — no es un sistema de gestión de casos.

8.4 Profesionales de la Salud

El Servicio captura la información inicial del cliente con fines de incorporación. No es un sistema de registros médicos electrónicos (EHR) y no debe utilizarse para almacenar registros médicos, diagnósticos o planes de tratamiento. Los informes de inteligencia generados por IA son herramientas informativas y no constituyen asesoramiento médico.

8.5 Profesionales de las Finanzas

Los contadores y los profesionales de seguros son responsables de garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad financiera aplicables. Nuestra aplicación de límites de datos bloquea activamente la recopilación de números de cuentas financieras, Números de Seguro Social y otros identificadores financieros sensibles durante la recepción.

8.6 Todas las Profesiones

Independientemente de la profesión, todos los profesionales que utilizan SoloSolutionsAI son los únicos responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con las leyes, regulaciones, estándares profesionales y códigos éticos aplicables en su jurisdicción. SoloSolutionsAI proporciona una plataforma tecnológica — no brinda asesoramiento legal, médico, financiero ni profesional de ningún tipo.

9. Sus Derechos

Según su ubicación, usted puede tener los siguientes derechos:

• Acceso: Solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre usted
• Corrección: Solicitar la corrección de información inexacta
• Eliminación: Solicitar la eliminación de su información personal
• Portabilidad: Solicitar sus datos en un formato estructurado y legible por máquina
• Oposición: Oponerse al procesamiento de su información para determinados fines
• Restricción: Solicitar que limitemos la forma en que usamos su información
• Retiro del consentimiento: Retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el procesamiento se base en el consentimiento

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en privacy@solosolutionsai.com. Responderemos dentro de un plazo de 30 días.

10. Leyes de Privacidad de los Estados de EE. UU.

Cumplimos con las leyes de privacidad estatales de EE. UU. aplicables, incluyendo:

• California (CCPA/CPRA): Los residentes de California tienen derecho a saber qué información personal se recopila, a solicitar su eliminación y a optar por no participar en la venta de información personal. No vendemos información personal.
• Virginia (VCDPA), Colorado (CPA), Connecticut (CTDPA): Los residentes de estos estados tienen derechos similares de acceso, corrección, eliminación y portabilidad de su información personal.

No vendemos, compartimos para publicidad conductual de contexto cruzado, ni usamos información personal para la elaboración de perfiles con el fin de tomar decisiones que produzcan efectos legales o de importancia similar.

11. Usuarios Internacionales y Transferencias de Datos

SoloSolutionsAI es operado por SPD Digital Consulting LLC, con sede en los Estados Unidos. Actualmente todos los datos se almacenan y procesan en los Estados Unidos (región AWS US-East-1 a través de Supabase).

11.1 Reino Unido

Para los usuarios del Reino Unido, los datos personales se transfieren a los Estados Unidos en virtud del marco UK-US Data Bridge, que proporciona salvaguardas adecuadas para la transferencia de datos personales del Reino Unido a organizaciones estadounidenses certificadas. Procesamos los datos personales sobre la base de: (a) necesidad contractual — para proporcionar el Servicio que usted ha solicitado; (b) intereses legítimos — para operar, mantener y mejorar nuestra plataforma; o (c) su consentimiento explícito.

Sus derechos en virtud del RGPD del Reino Unido incluyen: acceso, rectificación, supresión, restricción del procesamiento, portabilidad de datos, oposición al procesamiento y el derecho a presentar una reclamación ante la Oficina del Comisionado de Información (ICO) en ico.org.uk.

11.2 Espacio Económico Europeo

Para los usuarios del EEE, los datos personales se transfieren a los Estados Unidos en virtud del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Usted tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos. Se aplican las mismas bases legales y los mismos derechos del interesado descritos en la Sección 11.1.

11.3 Residencia de los Datos

Actualmente todos los datos se almacenan en los Estados Unidos. Estamos evaluando opciones de residencia regional de datos (incluido el almacenamiento en el Reino Unido) para su disponibilidad futura. Si tiene requisitos específicos de residencia de datos, contáctenos en privacy@solosolutionsai.com.

Al utilizar el Servicio, usted reconoce y consiente la transferencia y el procesamiento de su información en los Estados Unidos de conformidad con esta Política de Privacidad y los marcos de transferencia de datos aplicables.

12. Privacidad de los Menores

El Servicio no está destinado a personas menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas información personal de menores. Si cree que hemos recopilado inadvertidamente información de un menor, contáctenos de inmediato en privacy@solosolutionsai.com.

13. Cambios a Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Notificaremos a los profesionales registrados sobre cambios importantes por correo electrónico y publicando la política actualizada en esta página con una fecha de "Última actualización" revisada. El uso continuado del Servicio después de los cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

14. Contáctenos

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, desea ejercer sus derechos o tiene inquietudes sobre nuestras prácticas de datos, contáctenos en:

Correo electrónico: privacy@solosolutionsai.com

SoloSolutionsAI Dunedin, Florida, Estados Unidos